ЭДО (электронный документооборот)

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами в электронном виде. ЭДО — процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями.

Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, имеют юридическую силу наравне с бумажными.

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс. Даже, если в настоящий момент предприниматель заключает несколько контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Как работает ЭДО

1. Отправитель создает документ, подписывает своей электронной подписью (ЭП) и отправляет контрагенту. Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться
2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину
3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр. Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ

Преимущества ЭДО

• Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ
• Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов
• Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново
• Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи
• Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива
• Экономия денег и расходников. Электронный документооборот дешевле бумажного. Не нужно держать в офисе несколько принтеров, закупать бумагу, оплачивать почтовые отправления. При ЭДО платить придется только за отправку документов. Чем больше объем, тем дешевле будет стоить каждая единица
• Свободное пространство - компании больше не нужен будет огромный архив. В некоторых организациях под склад документов выделяют целые этажи. Причём чтобы что-то отыскать, приходится тратить много времени. С ЭДО об этом можно забыть — все документы хранятся на сервере оператора. А нужный файл находится за несколько секунд
• Прозрачность - при ведении бумажного архива нужно всегда быть готовым к неприятным сюрпризам: сотрудник случайно распечатал неактуальную версию документа, секретарь забыл поставить печать, курьер потерял документы и многое другое
• Электронный документооборот делает весь процесс прозрачным: можно в любой момент отследить статус исходящего документа
• Оптимизация бизнес-процессов - на согласование и подпись бумажных документов человек может потратить чуть ли не весь день, особенно в крупных компаниях. Перейдя на ЭДО, вы освободите время для действительно важных задач

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии. Хранение может быть организовано как у себя в учетной системе или в отдельном архиве. К, примеру, к архиву электронных документов можно добавить сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами необходимо:

• купить электронную подпись
• подключиться к оператору данных
• внедрить систему электронного документооборота

Мы поможем внедрить систему ЭДО, настроить бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучим сотрудников, поможем пригласить контрагентов к ЭДО. В системе уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса, поэтому при подключении можно пользоваться ими без дополнительных настроек.

Какой формат можно использовать для первичных документов

Счета-фактуры, УПД и корректировки к ним должны четко соответствовать требованиям ФНС и передаваться в xml-формате. Для остальной первичной документации (акты, ТОРГ-12, договоры, кассовые документы и т.д.) нет жестких законодательных требований. А значит, их можно создавать и передавать в неформализованном виде, в форматах doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если документ подписан усиленной электронной подписью, то он является юридически значимым, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно. Форматы документов:

• Счет-фактура и УПД, в том числе корректировки к ним - отправка обязательна в xml (основание: ст. 169 Налогового кодекса РФ, Приказ Минфина от 10.11.2015 № 174н, Постановление от 26.12.2011 № 1137, Приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@)
• Торг-12, Акт приемки-сдачи - отправка рекомендована в xml, допускается пользовательский формат (основание: ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ, Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@)
• Договор, Кассовые документы и Остальные документы - допускается "пользовательский" формат (основание: Ст. 160 Гражданского кодекса РФ, П. 4.7 Указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, Ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Данную ЭП используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами. "Простую" подпись компании используют редко, в основном она требуется физическим лицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Защита информации

В большинстве продуктов ЭДО предусмотрены технические решения по защите конфиденциальной информации, устраняющие все или большинство рисков. В их числе: доступ в аккаунт по логину/паролю или сертификату цифровой электронной подписи, разграничение прав и запись всех действий пользователей в журнал событий, шифрование документов при хранении и передаче, использование для отправки информации защищенных протоколов, исключающих перехват данных третьими лицами.

Тарификация

Входящие документы обрабатываются бесплатно. Платить нужно только за исходящие документы, итоговая стоимость рассчитывается по тарифу. Чем больше пакетов документов Вы отправляете контрагентам, тем дешевле обойдётся каждая из них.

В чем разница между СЭД и ЭДО

Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое помогает организовать работу с документами компании. В основном СЭД используют для автоматизации внутреннего документооборота, когда сотрудники организации могут просмотреть и подписать документы в одной программе. Для внешнего обмена, чтобы отправить электронные документы контрагентам, используют ЭДО. Некоторые системы электронного документооборота используют специальные надстройки для ЭДО.

Если вы решили перейти на ЭДО или вынуждены внедрять новшества для работы с маркированными товарами, наши специалисты помогут на всех этапах от консультации до финальных настроек.
Звоните - 8(4872)25-99-52, оставляйте заявку на сайте, подключим.