Утвердили форму персонифицированной отчетности (ЕФС-1), которую необходимо сдавать с 2023 года

С 01.01.2023 Пенсионный фонд РФ и ФСС России объединяются в единый фонд. В связи с этим отчетность тоже будет единой. Правление ПФР утвердило новый вид отчетности - форму ЕФС-1, а также порядок ее заполнения (далее – Порядок заполнения) и формат представления в электронном виде. Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, а формат подачи в электронном виде - постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.
Единая форма объединяет в себе данные, которые в настоящее время содержатся в:

• расчете 4-ФСС;
• форме СЗВ-СТАЖ;
• форме ДСВ-3;
• форме СЗВ-ТД.

Заметим, что сведения из формы СЗВ-М не вошли в состав ЕФС-1. Со следующего года их нужно представлять в налоговый орган по отдельной форме. Мы писали об этом здесь.

Единая форма персучета состоит из титульного листа и двух разделов, а также подразделов к каждому из них.

Обратите внимание! Форму не нужно представлять сразу в полном объеме (со всеми разделами и подразделами). Каждый из разделов (подразделов) отчетности необходимо представить в свой срок.

Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка заполнения).

Об этом подробно расскажем далее.

Что отражается в разделе 1 формы ЕФС-1?

Раздел 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию" состоит из подраздела 1 (в составе подразделов 1.1, 1.2, 1.3), подразделов 2 и 3.

Раздел 1 объединяет в себе сведения, которые в настоящее время страхователи отражают в формах СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Заметим, что каждый из подразделов 1.1, 1.2, 1.3, 2 и 3 нужно подавать с обязательным представлением подраздела 1.

В подразделе 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)" указываются общие сведения о застрахованном лице (Ф. И. О., СНИЛС, дата рождения, ИНН (при наличии), код категории лица (в зависимости от миграционного статуса), гражданство).

Подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" представляет собой аналог действующей формы СЗВ-ТД.

Новшеством является то, что с 01.01.2023 в названном подразделе потребуется также отражать сведения о начале и об окончании действия гражданско-правового договора с исполнителем.

Периодичность представления подраздела 1.1 раздела 1 зависит от вида кадрового мероприятия, в связи с которым возникает обязанность подавать эту отчетность. Так, в случаях (п. 2, 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 8, п. 5, 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. с 01.01.2023):

• оформления (прекращение, приостановление, возобновление) трудовых отношений подраздел 1.1 подается не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление (прекращение, приостановление, возобновление) трудовых отношений;
• заключения (прекращения) ГПД, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы, подраздел 1.1 представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения с соответствующего договора;
• во всех иных случаях (например, при переводе на другую постоянную работу или при подаче работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки) подраздел 1.1 подается не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ о соответствующем мероприятии либо подано соответствующее заявление.

Подраздел 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже" является аналогом действующей формы СЗВ-СТАЖ. Его нужно подавать ежегодно не позднее 25 января (п. 2 ст. 8, п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. с 01.01.2023). Впервые подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1 нужно подать не позднее 25 января 2024 года.

В сравнении с действующей формой СЗВ-СТАЖ подраздел 1.2 подраздела 1 имеет некоторые отличия. Во-первых, подраздел 1.2 подраздела 1 работодатель должен заполнить и представить не по всем сотрудникам, а только по тем, которые в отчетном периоде (календарном году) (п. 1.6 Порядка заполнения):

1. выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со ст. 31, 31, п. 6, 7 ч. 1 ст. 33 Федерального закона от 28.12.2013;
2. работали в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности;
3. имеют право на досрочную пенсию как пострадавшие от радиации по причине катастрофы на Чернобыльской АЭС;
4. замещали государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы;
5. работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
6. работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
7. имели периоды простоя или отстранения от работы;
8. имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
9. находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

Во-вторых, вместо сведений об увольнении, которые отражаются в графе 14 действующей формы СЗВ-СТАЖ, в подразделе 1.2 подраздела 1 указываются результаты спецоценки условий труда (индивидуальный номер рабочего места и класс либо подкласс условий труда).

Подраздел 1.3 подраздела 1 "Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений" заполняют страхователи, являющиеся государственными (муниципальными) учреждениями, для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.

Подраздел 2 "Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ "О страховых пенсиях".

Необходимость представления этого подраздела возникает, если работодатель подает сведения на сотрудников, имеющих право на досрочную пенсию в связи с занятостью на работах, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. В этом случае подраздел 2 раздела 1 заполняется и представляется вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 (п. 1.8 Порядка заполнения), то есть ежегодно не позднее 25 января.

Подраздел 3 раздела 1 "Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя".

Подраздел 3 раздела 1 является аналогом действующей ДСВ-3. Его необходимо представлять ежеквартально не позднее 25-го числа (п. 2 ст. 8, п. 7 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4, 6 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ в ред. с 01.01.2023). Впервые представить подраздел 3 раздела 1 нужно не позднее 25 апреля 2023 года.

Что отражается в разделе 2 формы ЕФС-1?

Раздел 2 полностью предназначен для отражения сведений о взносах на травматизм. Таким образом, он заменяет собой действующую сейчас форму 4-ФСС.

Раздел 2 состоит из трех подразделов.

В подразделе 2.1 раздела 2 (является аналогом таблицы 1 формы 4-ФСС) отражается расчет сумм взносов на травматизм.

Подраздел 2.1.1 подраздела 2.1 "Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами…" заполняется страхователями, у которых структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы. Сейчас такие страхователи в форме 4-ФСС заполняют таблицу 1.1.

Подраздел 2.2 раздела 2 "Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ…" предназначен для заполнения работодателями, которые временно направляют своих сотрудников для выполнения определенных трудовых обязанностей к другим работодателям. В форме 4-ФСС такие данные сейчас отражаются в таблице 2.

Подраздел 2.3 подраздела 2 "Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года".

В названном подразделе 2.3 подраздела 2 (аналог таблицы 4 формы 4-ФСС) потребуется отражать данные о:

• численности работников, подлежащих обязательным медосмотрам, и количестве работников, фактически прошедших такие медосмотры;
• количестве рабочих мест, в отношении которых проведена спецоценка условий труда.

Заметим, что в состав расчета 4-ФСС включена таблица 3, в которой указывается численность сотрудников, пострадавших в связи со страховыми случаями (т. е. получившими производственную травму или заболевание). В разделе 2 новой формы ЕФС-1 отражение таких данных не предусмотрено.

В составе раздела 2 обязательно должны быть представлены подразделы 2.1 и 2.3. Если данные для заполнения подразделов 2.1.1 и 2.2 отсутствуют (нет выделенных самостоятельных классификационных единиц и отсутствуют работники, временно направленные к другому работодателю), такие подразделы не заполняются и не представляются (п. 1.11 Порядка заполнения).

Раздел 2 необходимо представлять не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. с 01.01.2023). Отчетные периоды с 01.01.2023 не меняются. Это первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года, календарный год (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. с 01.01.2023). Первый раз отчитаться путем подачи раздела 2 формы ЕФС-1 необходимо не позднее 25 апреля 2023 года.

Основание: Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, информация взята с сайта 1С-ИТС