С 01.01.2024 будет действовать новая форма ЕФС-1

Социальный фонд России приказом от 17.11.2023 № 2281 (далее – Приказ № 2281) утвердил новую форму ЕФС-1, а также порядок ее заполнения. Приказ № 2281 вступит в силу 1 января 2024. Это означает, что с отчетных периодов 2024 года страхователи должны представлять разделы и подразделы ЕФС-1 по новой форме.

Напомним, что в январе 2024 года работодатели и заказчики по гражданско-правовым договорам должны сдать:

• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 (аналог бывшей формы СЗВ-ТД). Отметим, что не позднее 09.01.2024 нужно подать отчетность в отношении приема или увольнения работников и заключения или расторжения ГПД, которые произойдут 28.12.2023. Не позднее 25.01.2024 необходимо отчитаться обо всех случаях переводов, подачи работниками заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, переименовании (реорганизации), приостановлении и возобновлении трудовых договоров, которые состоятся в декабре 2023 года;
• подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 (аналог бывшей формы СЗВ-СТАЖ). Представить отчетность необходимо не позднее 25.01.2024;
• подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 (его сдают только государственные и муниципальные учреждения) – не позднее 25.01.2024;
• подраздел 3 подраздела 1 раздела 1 (аналог бывшей формы ДСВ-3) – не позднее 25.01.2024;
• раздел 2 (аналог бывшей формы 4-ФСС) – не позднее 25.01.2024.

Далее сравним действующую и новую формы ЕФС-1. Сразу оговоримся, что в новой форме и порядке ее заполнения критичных изменений не произошло.

Основания для отказа в приеме ЕФС-1

Добавлены условия, при которых СФР вправе отказать в приеме ЕФС-1, это:

• представление формы ЕФС-1 лицом, полномочия которого не подтверждены в установленном порядке;
• несоблюдение условий признания действительности квалифицированной подписи заявителя (при представлении формы ЕФС-1 в электронной форме);
• несоответствие представленной формы ЕФС-1 действующей форме ЕФС-1 или форматам сведений.

Названные случаи перечислены в п. 19 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1.

Особенности представления ЕФС-1 при ликвидации страхователя

Согласно п. 11 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1 в случае ликвидации организации или прекращения статуса страхователя (ИП) необходимо подать в СФР подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 (бывшая СЗВ-ТД) и подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 (бывшая СЗВ-СТАЖ). Названные подразделы представляются на всех застрахованных лиц, в т. ч. на тех, которые работали у страхователя в отчетном периоде.

Государственные и муниципальные учреждения в указанном случае подают подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1. Кроме того, если страхователи перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию за физических лиц, потребуется дополнительно представить подраздел 3 раздела 1 (бывшая форма ДСВ-3).

Ранее требование о необходимости подачи персонифицированной отчетности при ликвидации содержал только п. 11 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ). Теперь это условие (с перечнем необходимых для подачи документов) закреплено в Порядке заполнения новой формы ЕФС-1.

Подать отчетность нужно в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП), но не позднее дня представления в налоговый орган документов для государственной регистрации ликвидации юрлица (прекращения деятельности в качестве ИП). См. п. 11 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Новые коды при заполнении подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД)

Для подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 изменили порядок заполнения графы "Трудовая функция…", в которой сейчас указывается наименование должности (работы), специальности, профессии (вместе с квалификацией), конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор). См. п. 4.6 Порядка заполнения ЕФС-1.

По новым правилам в этой графе дополнительно потребуется отражать одно из следующих значений в зависимости от вида заключенного с работником трудового договора (п. 45 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1):

• "0" – бессрочный трудовой договор;
• "0.1" – срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• "0.2" – срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;
• "1" – трудовой договор по совместительству;
• "1.1" – трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• "1.2" – трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Также добавлены коды для графы 6 "Код выполняемой функции", в которой указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности. В отношении лиц, с которыми заключен ГПД, в этой графе сейчас отражается дополнительно буквенное обозначение, соответствующее виду заключенного с ним договора (п. 4.7 Порядка заполнения ЕФС-1).

Во-первых, новые коды предусмотрены для страхователей – физлиц, в т. ч. ИП (п. 46 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1):

• ДГПХФЛНС – договор гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг), в соответствии с которым страхователь – физическое лицо (в т. ч. ИП) обязан уплачивать взносы на травматизм;
• ДАВТФЛНС – договор авторского заказа, в соответствии с которым страхователь – физическое лицо (в т. ч. ИП) обязан уплачивать взносы на травматизм.

Во-вторых, в графе 6 "Код выполняемой функции" необходимо будет указывать (всем страхователям):

• коды "ДИСТ" или "НДОМ" при приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому;
• коды "НЕПД" (для неполного рабочего дня) или код "НЕПН" (для неполной рабочей недели).

В названных случаях отражается кадровое мероприятие "ПРИЕМ" ("ПЕРЕВОД") (п. 46 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1).

По нашему мнению, если у сотрудника гибридный режим работы, то представлять подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кодом "ДИСТ" не нужно. Кроме того, поскольку новые правила будут действовать с 01.01.2024, то подавать отчетность с кодами "ДИСТ", "НДОМ", "НЕПД", "НЕПН" нужно только по случаям перевода на дистанционную работу, работу на дому или перевода на режим работы на условиях неполного времени, которые произойдут с 01.01.2024.

Напомним, что в бумажной трудовой книжке сведения об установлении неполного рабочего времени или дистанционного режима работы не отражаются. А переводом в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ является изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором трудится работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Новые основания для представления подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1

Ранее в порядке заполнения формы ЕФС-1 (а также СЗВ-ТД) не было указания на то, что представлять эту форму необходимо при реорганизации. Однако работодателям рекомендовали это делать с указанием кадрового мероприятия "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ" (см. здесь).

В п. 53 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1 уточняется, что в случае реорганизации страхователя необходимо представлять подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ". Аналогичное правило установлено и для перевода сотрудника из одного обособленного структурного подразделения юридического лица в другое (п. 53 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1).

При этом:

• сведения о переименовании подаются по каждому заключенному договору (трудовому договору по основному месту, совместительству или гражданско-правовому договору);
• в графе 3 заполняется прежний и новый регистрационный номер страхователя в СФР, а если переименование производится без изменения регистрационного номера, то в графе 3 дважды указывается действующий регистрационный номер в СФР.

Также в новый порядок заполнения ЕФС-1 добавили указание на то, что в случае перевода к другому страхователю необходимо представлять подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием "УВОЛЬНЕНИЕ" (п. 43 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1). Это соответствует ТК РФ, поскольку смена работодателя без увольнения невозможна. Такое основание для увольнения, как перевод к другому работодателю, предусмотрено пп. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Новый тип сведений для подраздела 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 действующей формы ЕФС-1 может содержать четыре типа сведений:

• исходная;
• назначение пенсии;
• корректирующая;
• отменяющая.

В новой форме ЕФС-1 появился еще одни тип сведений – "Назначение выплат по ОСС".

Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 с этим типом сведений нужно будет представлять на тех застрахованных физлиц, которые подали заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком или отпуска по беременности и родам.

Напомним, что подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 подается не на всех физлиц, а на тех, которые в текущем году (п. 2 ст. 8, п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со ст. 31, п. п. 6, 7 ч. 1 ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ;
• работали в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности;
• имели право на досрочную пенсию как пострадавшие от радиации по причине катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• замещали государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

Исходя из правил Порядка заполнения новой формы ЕФС-1, рассматриваемый подраздел с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" нужно будет подавать на всех лиц, претендующих на назначение пособий по уходу за ребенком и беременности и родам, независимо от выполнения других условий.

Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 с типом "Исходная" нужно представлять ежегодно не позднее 25 января (пп. 3 п. 2, п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Отметим, что срок для представления отчетности с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" не конкретизирован. Полагаем, что это следует сделать на следующий рабочий день после получения соответствующего заявления работником.

По итогам года в отношении лица, на которого была представлена форма с типом сведений "Назначение выплат по ОСС", форма представляется еще раз с типом "Исходная".

Особенности указания районного коэффициента в подразделе 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1

Районный коэффициент, который применяется к заработной плате за работу в местностях с особыми климатическими условиями, отражается в графе 5 подраздела 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 в формате "Х.Х" или "Х.ХХ".

Пунктом 5 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1 предусмотрено, что во всех остальных случаях (т. е. без районного коэффициента) в названной графе указывается значение "1.0". Если районный коэффициент не предусмотрен в соответствующей местности, то по действующим правилам указанная графа не заполняется (п. 5.11 Порядка заполнения ЕФС-1).

Изменения при заполнении подраздела 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 заполняют и подают государственные и муниципальные учреждения.

В форме появилась новая графа 4, в которой необходимо указывать значение "1", если работник, по которому подаются сведения, не включается в расчет среднесписочной численности.

Это следующие категории (п. 122 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1):

• женщины в отпусках по беременности и родам и лица в отпусках в связи с усыновлением ребенка, а также сотрудники в отпусках по уходу за ребенком (кроме работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия);
• работники, обучающиеся в образовательных организациях, в период нахождения в дополнительных отпусках без сохранения зарплаты;
• работники, призванные по мобилизации, и добровольцы на весь период прохождения военной службы или оказания добровольного содействия ВС РФ.

Если работник не относится к указанной выше категории, то проставляется значение "0". Если работник относится к указанной категории не весь отчетный период (месяц), то в подразделе 1.3 подраздела 1 раздела 1 необходимо разделить сведения о выплатах на несколько строк, указав при этом в графах 2 и 3 следующие периоды:

• периоды до начала отнесения к категориям;
• периоды непосредственного отнесения к соответствующей категории;
• периоды после окончания отнесения к категориям.

Также теперь для заполнения графы "Итого" подраздела "Сведения о заработной плате" (бывшая графа 25, в новой форме – 26) прописали набор граф, определяющий комбинацию характеристик условий работы, которые требуют отдельного заполнения указанной строки (п. 141 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1).

Дополнительные сведения при заполнении отчетности по взносам на травматизм

Раздел 2 формы ЕФС-1 (бывшая форма 4-ФСС) предназначен для отражения сведений о расчете сумм взносов на травматизм.

В новой форме ЕФС-1 в указанный раздел добавлено поле "Льгота". Его заполняют те организации, которые имеют право платить взносы на травматизм в размере 60 % от установленного им тарифа взносов (в зависимости от класса профессионального риска, соответствующего основному виду деятельности). Это следующие организации (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.12.2005 № 179-ФЗ):

• общественные организации инвалидов, среди членов которых инвалиды и их законные представители составляют не менее 80 %;
• организации, у которых уставный капитал полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов. Кроме того, численность инвалидов составляет не менее 50 %, а доля их заработной платы в фонде оплаты труда – не менее 25 %;
• учреждения, единственными собственниками имущества которых являются общественные организации инвалидов и которые созданы для социально значимых целей (образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных, иных социальных целей, а также для оказания правовой и иной помощи инвалидам, детям-инвалидам и их родителям).

В п. 161 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1 отмечено, что в указанном поле перечисленные плательщики должны проставить отметку. При этом не уточняется, какую именно. Это может быть произвольная отметка, например, в виде "˅".

Отметим, что право на льготу имеют и иные организации и ИП в отношении выплат лицам, которые являются инвалидами I, II и III групп (ст. 1, 2 Федерального закона от 27.11.2023 № 549-ФЗ, ст. 2 Федерального закона от 19.12.2022 № 517-ФЗ, ст. 2 Закона № 179-ФЗ). Однако в Порядке заполнения новой формы они не названы. Полагаем, что стоит дождаться пояснений на этот счет от СФР либо обратиться за уточнением этого вопроса в территориальное отделение СФР.

Основание: Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281, информация с портала 1С-ИТС