Минтруд России рассказал, как заполнить подраздел 1.3 формы ЕФС-1

Минтруд России уточнил порядок заполнения подраздела 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1 для государственных и муниципальных учреждений (далее – учреждения) "Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений".

Ведомство указало, что подраздел 1.3 должны представлять организации, чей основной ОКВЭД содержится в перечне видов деятельности, утвержденном приказом Минтруда России от 02.09.2022 № 507н, а также они являются респондентами по формам федерального статистического наблюдения, утвержденным приказом Росстата от 26.12.2022 № 980 (ОКУД 0606048, 606047, 606045, 606049, 0606046).

О каких работниках сведения представлять не нужно

В комментируемом письме ведомство указало, что подраздел 1.3 формы ЕФС-1 не представляется на сотрудников, которые в отчетном периоде находятся в отпусках:

• по беременности и родам,
• в связи с усыновлением ребенка,
• по уходу за ребенком.

Полагаем, это связано с тем, что выплаты таким сотрудникам не производятся. Следовательно, по нашему мнению, если сотрудники в отчетном месяце не работали (например, были в отпуске за свой счет, в простое по вине работника и т. п.), то их также не нужно включать в подраздел 1.3 формы ЕФС-1. Это следует из п. 6.10 и 6.11 Порядка № 245п, согласно которым в графах 2 и 3 формы указываются даты начала и окончания работы в отчетном месяце.

При этом если сотрудник работал неполный месяц, то, по нашему мнению, необходимо указать даты работы в графах 2 и 3, при этом в графах 18 (размер зарплаты) и 19 (норма рабочего времени в отчетном месяце) указать фактические значения.

Особенности заполнения размера зарплаты

Согласно п. 6.23 Порядка № 245п в графе 18 формы указывается нормативный размер выплаты (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки) в зависимости от системы оплаты труда.

Минтруд России указал, что при представлении сведений за отчетный месяц в этой графе отражается оклад, начисленный за этот месяц. Иными словами, при подаче сведений за январь необходимо указывать выплаты, начисленные за январь (указанные в расчетном листке за январь). При этом если выплаты начисляются в определенном месяце за иной период и указываются в расчетном листке за текущий месяц, они отражаются в отчете за этот месяц.

Ведомство привело следующий пример: годовая премия начислена в феврале, отражается в расчетном листке за февраль, поэтому она отражается в отчете за февраль.

Если отпускные сотруднику выплачены заранее (в предыдущем месяце), то они отражаются за тот период, в котором выплачены (отражены в расчетном листке), даже если в отпуск сотрудник пойдет только в следующем месяце.

Если оклады повысили задним числом (например, в феврале за январь) и перерасчет произведен до представления формы, то в графе 18 необходимо показать новый оклад. Если же перерасчет произошел после сдачи формы, необходимо сдать форму с типом сведений "Корректирующая".

При любых перерасчетах за прошлые периоды (в том числе при удержаниях за прошлые периоды) необходимо подавать форму с типом сведений "Корректирующая" и с указанием корректируемого периода в поле "Корректируемый (отменяемый) период".

Коды для отдельных выплат

Согласно п. 6.28 Порядка № 245п в графе 23 "Код выплаты" подраздела "Сведения о заработной плате" указывается код выплаты в соответствии с разделом "Классификатор выплат, используемый при заполнении формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" Классификатора.

Минтруд России указал, что:

• пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя отражается с кодом СЗ-04 ("Иные выплаты по среднему заработку");
• суммы по оплате ежегодного отпуска (основного и дополнительного) и компенсации за неиспользованные дни отпуска отражаются с кодом СЗ-01 ("Оплата ежегодного отпуска (основного и дополнительного)");
• суммы по оплате иных видов отпусков отражаются с кодом СЗ-03 ("Оплата иных видов отпусков").

Заполнение подраздела 1.3 формы ЕФС-1 на внутренних совместителей

В соответствии со ст. 60.1 ТК РФ сотрудник может работать по совместительству у того же работодателя (внутреннее совместительство). При этом сотрудник может быть внутренним совместителем по любой специальности, профессии или должности. Иными словами, его должность по совместительству может совпадать с основной должностью.

В комментируемом письме Минтруд России отметил, что в подразделе 1.3 не допускается наличие полного дубликата комбинации, являющейся идентификатором трудового договора для зарегистрированного лица, в записи по графам:

• графа 2 "Дата начала" подраздела "Период работы в отчетном месяце";
• графа 3 "Дата окончания" подраздела "Период работы в отчетном месяце";
• графа 4 "Наименование структурного подразделения; OID";
• графа 5 "Наименование должности";
• графа 8 "Код" подраздела "Специальные (отраслевые) условия занятости";
• графа 9 "Значение" подраздела "Специальные (отраслевые) условия занятости";
• графа 10 "Вид" подраздела "Информация о договоре";
• графа 11 "Срок" подраздела "Информация о договоре";
• графа 12 "Профессиональная квалификационная группа";
• графа 13 "Квалификационный уровень";
• графа 16 "Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)";
• графа 18 "Размер фиксированной части в соответствии со штатным расписанием (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)".

Поэтому если, например, с сотрудником заключили 2 одинаковых договора (один по основному месту, второй по совместительству), то эти договоры необходимо объединить в одну запись, при этом нужно сложить значения граф 16, 18 - 20, 22, 24 - 25.

Для внутренних совместителей, а также лиц, которые работают на неполную ставку, Минтруд России рассказал, как заполнять графы 18 (размер зарплаты) и 19 (норма рабочего времени в отчетном месяце). Ведомство отметило, что в таком случае графы нужно заполнять пропорционально занимаемым ставкам. Например, если сотрудник занимает должность с окладом 20 000 руб., при этом занят на 0,5 ставки, то при норме 168 часов в месяц в графе 18 указывается 10 000 руб., а в графе 19 – 84 часов.

Кто должен заполнять графы 8 и 9 подраздела 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1?

В соответствии с п. 6.16 Порядка, утв. постановлением ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее – Порядок № 245п), в подразделе "Специальные (отраслевые) условия занятости" заполняются графы 8 "Код" и 9 "Значение". Минтруд России отметил, что в указанных графах указываются коды условий занятости работников медицинских организаций. Все остальные страхователи указывают в этих графах значение "0".

Также ведомство отметило, что обязательными для заполнения медицинскими организациями являются следующие показатели подраздела 1.3 формы ЕФС-1:

• поле "OID организации" – в нем указывается номер OID медицинской организации (уникальный идентификатор организации) в точном соответствии с соответствующим полем федерального регистра медицинских организаций (ФРМО);
• графа "Наименование структурного подразделения; OID" – через знак ";" указывается полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает сотрудник по должности, и номер OID.

Указание кодов должностей

Согласно п. 6.18 Порядка № 245п в графах 12 и 13 соответственно указываются код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия), и соответствующий ей квалификационный уровень согласно разделу "Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней (КУ)".

При этом если должность сотрудника, указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, в графах 12 и 13 указывается ноль (0). Если должность сотрудника включена в профессиональную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, то в графе 13 указывается ноль (0). Также если у работника отсутствует квалификационная категория, то в графе 15 указывается ноль (0).

В комментируемом письме ведомство отметило, что это относится к таким должностям, как "директор", "заместитель директора", "главный бухгалтер", "художественный руководитель".

При этом если наименование должности по штатному расписанию отсутствует в классификаторе кодов наименования должности (профессии), то в графе 5 следует указывать наиболее подходящее (наиболее близкое по выполняемым трудовым функциям) обобщенное наименование должности (профессии).

О том, как заполнить подраздел 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1 в программах 1С звоните - поможем.

Основание: Письмо Минтруда России от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784, информация с сайта 1С-ИТС