Кто и когда сдает форму ЕФС-1?

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены постановлением ПФР от 31.10.2022 № 245п, далее – Порядок № 245п. Форма ЕФС-1 состоит из множества подразделов. Практически каждый подраздел заполняется отдельно в специально предусмотренных случаях.

В составе формы ЕФС-1 представляются:

1. Сведения о трудовой (иной) деятельности представляет собой аналог ранее действующей формы СЗВ-ТД (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1).

Сведения о трудовой (иной) деятельности в составе формы ЕФС-1 представляют:

• работодатели в отношении работников, в т. ч. совместителей (внутренних и внешних) и дистанционных работников;
• организации и ИП, заключившие:
• договоры ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведений науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Таким образом, в отличие от ранее действовавшей формы СЗВ-ТД, новые Сведения о трудовой деятельности представляются не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам.

Сведения о трудовой деятельности подаются в составе (п. 1.1 Порядка № 245п):

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)";
• подраздела 1.1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности".

Сроки представления Сведений о трудовой деятельности зависят от кадрового мероприятия, которое послужило основанием для их подачи.

Не позднее следующего рабочего дня со дня издания приказа (заключения договора) и представляются сведения о (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ):

• о приеме на работу и увольнении;
• приостановлении или возобновлении трудового договора;
• заключении или прекращении ДГПХ.

Во всех остальных случаях срок представления Сведений о трудовой деятельности формы ЕФС-1 – 25-е число месяца, следующего за тем, в котором издан соответствующий приказ о кадровом мероприятии (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Подробнее о заполнении формы см. статью.

2. Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1). Подраздел является аналогом ранее действовавшей формы СЗВ-СТАЖ.

Сведения представляются только в отношении тех лиц (в т. ч. оказывающих услуги по договорам ГПХ), которые в текущем году:

• выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со ст. 31, п. п. 6, 7 ч. 1 ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ;
• работали в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности;
• имели право на досрочную пенсию как пострадавшие от радиации по причине катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• замещали государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

Сведения о страховом стаже представляются в составе (п. 1.11 Порядка № 245п):

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)";
• подраздела 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже".

Одновременно с представлением подраздела 1.2 подраздела 1 работодатель представляет подраздел 2 формы ЕФС-1 "Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ".

Отчетность подается ежегодно не позднее 25 января года, следующего за истекшим (т. е. впервые отчетность нужно подать не позднее 25.01.2024).

3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (подраздел 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1).

Подраздел 1.3 подраздела 1 представляется страхователями, являющимися государственными (муниципальными) учреждениями и осуществляющими виды деятельности, определенные федеральным органом исполнительной власти, который осуществляет функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда (п. 1.7 Порядка № 245п).

Подраздел 1.3 подраздела 1 заполняется для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы (п. 6.1 Порядка № 245п).

Сведения подаются в отношении лиц, работающих по трудовым договорам в указанных выше учреждениях, не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (п. 9 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений подаются в составе:

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)";
• подраздела 1.3 подраздела 1 "Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных(муниципальных) учреждений".

4. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1). Указанный подраздел является аналогом ранее действовавшей формы ДСВ-3.

Данные представляются в отношении лиц, которые добровольно платят взносы на пенсионное страхование в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ  (п. 1 и пп. 6 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя, подаются по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 7 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Сведения представляются в составе:

• титульного листа;
• подраздела 3 раздела 1 "Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя".

5. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (раздел 2 формы ЕФС-1).

Это раздел является аналогом ранее действовавшей формы 4-ФСС и представляется в отношении застрахованных по обязательному социальному страхованию на случай травматизма и в связи с профессиональными заболеваниями лиц.

Застрахованными лицами признаются (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, далее – Закон № 125-ФЗ):

• работники по трудовым договорам;
• исполнители по ГПД, условиями которых предусмотрена уплата взносов на травматизм.

Сведения о начисленных страховых взносах на травматизм подаются в составе (п. 1.11 Порядка № 245п):

• титульного листа;
• раздела 2;
• подраздела 2.1 раздела 2;
• подраздела 2.1.1 подраздела 2.1 (подается, если у организации есть обособленные подразделения, которые являются самостоятельными классификационными единицами);
• подраздела 2.2 раздела 2 (подается, только если работодатель направляет сотрудников на работу в другие организации (к другому ИП) по договору о предоставлении персонала);
• подраздела 2.3 раздела 2.

Сведения представляются ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 2 ст. 22.1, п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ).