Какие годовые отчеты и в какие сроки должна сдавать организация по зарплате за 2023 год?

По итогам 2023 года работодатели, а также заказчики по договорам гражданско-правового характера сдают следующую отчетность:

Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1, аналог ранее действующей формы СЗВ-СТАЖ).

Указанные сведения представляются в составе новой единой формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, далее – Порядок № 2281 (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 "Сведения о страховом стаже", далее – Сведения о страховом стаже).

Сведения о страховом стаже необходимо представлять ежегодно не позднее 25 января следующего года (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ). Впервые указанную форму нужно представить за 2023 год не позднее 25 января 2024 года.

Случаи представления новой формы определены в пп. 5 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Так, Сведения о страховом стаже представляются работодателем (заказчиком) по застрахованным лицам, которые в отчетном периоде:

• выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со ст. 30, 31, п. 6 и п. 7 ч. 1 ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ "О страховых пенсиях" (далее – Закон № 400-ФЗ);
• работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности в соответствии с ч. 14 ст. 17 Закона № 400-ФЗ;
• формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом РФ от 15.05.1991 № 1241-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС";
• замещали государственные должности или должности субъектов РФ либо в муниципалитете;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• находились в простое или были отстранены от работы на какой-то период;
• освобождались от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

Кроме того, Сведения о страховом стаже представляются на лиц, которые оформляли страховую пенсию в 2023 году. Не позднее 25 января 2024 года на таких работников необходимо подать подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 с типом "Исходная", даже если в отношении них не выполняются условия, указанные выше (абз. 5 п. 55 Порядка № 2281).

Отметим, что согласно новому Порядку № 2281 аналогичные правила действуют в отношении сотрудников, по которым представлялись Сведения о страховом стаже с типом сведений "Назначение выплат по ОСС". Указанные сведения представляются при подаче работником заявления о представлении отпуска по уходу за ребенком или по беременности и родам. Однако поскольку в течение 2023 года такие сведения не представлялись ввиду отсутствия такого требования в Порядке заполнения форме ЕФС-1, утв. постановлением ПФР 31.10.2022 № 245п, то в отчетности за 2023 год их представлять не нужно. А с 2024 года Сведения о страховом стаже с типом "Назначение выплат по ОСС" нужно представлять на застрахованных лиц в указанных выше случаях. По окончании года на таких лиц необходимо будет подать Сведения о страховом стаже с типом "Исходная".

Сведения о страховом стаже представляются в составе (п. 12 Порядка № 2281):

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)";
• подраздела 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже".

Вместе с представлением подраздела 1.2 подраздела 1 раздела 1 работодатель представляет подраздел 2 раздела формы ЕФС-1 "Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ" (п. 8 Порядка № 2281).

Порядок заполнения указанной формы в скором времени будет опубликован в разделе Отчетность.

Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с 2023 года (раздел 2 формы ЕФС-1, аналог ранее действующей формы 4-ФСС).

Сведения о начисленных страховых взносах представляются в СФР ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Таким образом, не позднее 25 января 2024 года необходимо представить сведения о начисленных страховых взносах за 2023 год.

Застрахованными лицами признаются (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, далее – Закон № 125-ФЗ):

• работники по трудовым договорам;
• исполнители по ГПД, условиями которых предусмотрена уплата взносов на травматизм.

Обратите внимание, что сведения за 2023 год представляются по новой форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Сведения о начисленных страховых взносах на травматизм подаются в составе (п. 12 Порядка № 2281):

• титульного листа;
• раздела 2;
• подраздела 2.1 раздела 2;
• подраздела 2.1.1 подраздела 2.1 (подается, если у организации есть обособленные подразделения, которые являются самостоятельными классификационными единицами);
• подраздела 2.2 раздела 2 (подается, только если работодатель направляет сотрудников на работу в другие организации (к другому ИП) по договору о предоставлении персонала);
• подраздела 2.3 раздела 2.

Порядок заполнения указанной формы в скором времени будет опубликован в разделе Отчетность.

Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1, аналог ранее действующей формы ДСВ-3).

Данные представляются в отношении лиц, которые добровольно платят взносы на пенсионное страхование в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (п. 1 и пп. 6 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

За 2023 год сведения подаются не позднее 25 января 2024 года (п. 7 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Обратите внимание, что сведения за 2023 год представляются по новой форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Сведения представляются в составе (п. 12 Порядка № 2281):

• титульного листа;
• подраздела 3 раздела 1 "Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя".

Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1).

Подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 заполняют и подают государственные и муниципальные учреждения.

Сведения подаются в отношении лиц, работающих по трудовым договорам в указанных выше учреждениях, не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (п. 9 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Таким образом, за декабрь 2023 года государственные и муниципальные учреждения должны подать подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 не позднее 25 января 2024 года.

Обратите внимание, что сведения за 2023 год представляются по новой форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений подаются в составе (п. 12 Порядка № 2281):

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)";
• подраздела 1.3 подраздела 1 "Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений".

Состав и порядок заполнения указанных сведений изменен.

Порядок заполнения указанной формы в скором времени будет опубликован в разделе Отчетность.

Персонифицированные сведения о физических лицах.

Персонифицированные сведения представляются не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим, в отношении лиц, которым организации, ИП, а также главы К(Ф)Х, адвокаты, нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой, производили выплаты (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Персонифицированные сведения сдаются по форме, утв. приложением № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Таким образом, исходя из буквального толкования норм законодательства, персонифицированные сведения за декабрь 2023 года указанные выше лица должны подать не позднее 25 января 2024 года. Однако, как указано в письме ФНС России от 06.03.2023 № БС-4-11/2593@, персонифицированные сведения не требуется подавать в те месяцы, на которые приходится сдача расчета по страховым взносам. Ведомство отметило, что данные, которые содержатся в персонифицированных сведениях, идентичны информации, которая включена в раздел 3 расчета по взносам. Поэтому работодатели (заказчики) вправе подавать персонифицированные сведения только за первый и второй месяцы из последних трех месяцев отчетного (расчетного) периода. Сведения за третий месяц войдут в состав РСВ за соответствующий отчетный период.

Таким образом, работодатели и заказчики по ДГПХ могут не представлять персонифицированные сведения за декабрь 2023 года.

Расчет по страховым взносам.

Расчет по страховым взносам сдается не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ). Таким образом, расчет по страховым взносам за 2023 год необходимо сдать не позднее 25 января 2024 года.

Расчет по страховым взносам за 2023 год сдается по форме, утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@, с учетом изменений, внесенных приказом ФНС России от 29.09.2023 № ЕА-7-11/696@.

Однако изменения затронут только тех плательщиков взносов, которые производят выплаты иностранцам, облагаемые только отдельными видами взносов в соответствии с международными договорами (это граждане Вьетнама и КНР).

Все остальные страхователи представляют РСВ в том же порядке, что и раньше, и заполняют его, как прежде.

Расчет 6-НДФЛ за 2023 год сдается по форме, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, с учетом изменений, внесенных приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

Расчет 6-НДФЛ за 2023 год сдается не позднее 26 февраля 2024 года (25 февраля – это воскресенье, поэтому срок перенесен) (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет сдают все налоговые агенты, которые производили выплаты физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, признаваемые доходом.

Если организация (или ИП) не выплачивает доход, то она не признается налоговым агентом, следовательно, она не обязана представлять 6-НДФЛ. В то же время если организация решила сдать нулевой расчет, налоговая инспекция примет его.

Если налоговый агент выплатил доход, например, в феврале и больше до конца года ничего не выплачивал, то 6-НДФЛ он сдает в общем порядке весь год. Не сдается расчет только тогда, когда доход не выплачивался вообще в течение года (или в течение всех расчетных периодов до момента сдачи отчетности).

Также отметим, что если организация (ИП) опасается блокировки расчетного счета в случае непредставления нулевого расчета 6-НДФЛ (это право дает п. 3.2 ст. 76 НК РФ), то в налоговый орган по месту учета можно представить заявление в произвольной форме о том, что она не является налоговым агентом (при условии, что облагаемых НДФЛ выплат не было в течение всего года).

В составе расчета 6-НДФЛ за год представляется также Справка о доходах и суммах налога физического лица согласно Приложению № 1 к расчету 6-НДФЛ.

Справка содержит сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период (год), о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет, а также о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Справка за 2023 год также представляется не позднее 26 февраля 2024 года (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Основание: Информация с портала 1С-ИТС